Mitarbeiter Vorstandssekretariat (m/w/d)

Your tasks:

Unterstützung und Entlastung von drei Vorstandsmitgliedern in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen
Termin- und Reisemanagement: Koordination und Überwachung der Kalender der Vorstände; Planung, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen
Sitzungs- und Gremienorganisation: Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Meetings, Workshops und ggf. Aufsichtsratssitzungen; Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz; Schnittstelle zu internen Abteilungen, Tochtergesellschaften und externen Partnern; Auftraggebergerechte Erstellung von Schriftsätzen in deutscher und englischer Sprache
Repräsentative Aufgaben: Empfang und Bewirtung von Gästen; Begleitung von Vorstandsterminen; Eventorganisation, z. B. Hauptversammlungen, internationale Konferenzen, Unternehmensveranstaltungen
Projekte & Sonderaufgaben: Übernahme von Ad hoc Aufgaben und Projekten, insbesondere mit internationalem Bezug oder grenzüberschreitender Kommunikation; ggf. Unterstützung bei der Umsetzung von Unternehmensinitiativen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss; idealerweise mit Zusatzqualifikation (z. B. in Assistenz, Office Management, Business Administration)
Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise auf Vorstands /Geschäftsführungsebene
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); idealerweise Erfahrung mit modernen Collaboration Tools sowie elektronischem Dokumenten-/Archivmanagement
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Service Orientierung und ein sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
Flexibilität und Einsatzbereitschaft; Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und auch außerhalb üblicher Bürozeiten zu arbeiten, wenn dies erforderlich ist

Attractive compensation package (Christmas and vacation bonuses as well as performance-related pay)
30 vacation days and a company bridging day regulation
Special leave days according to collective agreement (e.g. for relocation, marriage, birth,...)
Possibility of mobile working
Social benefits such as collectively agreed pension plan or occupational disability insurance

Hannah Sassnink, +49(8252)97-2093

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